Reseavdrag – en guide för småföretagare
Lär dig grunderna i reseavdrag för att bättre förstå och hantera dina företagskostnader.
Reseavdrag kan vara en av de minst använda skattefördelarna för småföretagare. Den här artikeln avser att klargöra vad reseavdrag är och vad du måste tänka på för att ansöka om reseavdrag.
Reseavdrag ger dig möjlighet att dra av arbetsresor i din skattedeklaration. Detta är inte bara en skattefördel, utan kan också vara avgörande för ditt företags lönsamhet. Det är viktigt att känna till de specifika regler och kriterier som gäller för att kunna dra nytta av detta avdrag effektivt.
Inte alla resor är avdragsgilla. Det är viktigt att förstå de specifika kriterier som gäller för just ditt yrke och företagsform. Exempelvis är resor mellan hemmet och den ordinarie arbetsplatsen oftast inte avdragsgilla.
Att beräkna ditt reseavdrag innebär flera komponenter och detaljer som måste tas i beaktning. Det handlar inte bara om att räkna antalet mil du har rest.
Först och främst behöver du en noggrann logg över alla dina arbetsrelaterade resor. Notera datum, destination, syfte och antal körda mil. Det är även bra att spara alla kvitton som rör resan, såsom bränsle, boende och måltider.
Milersättning är en del av reseavdraget. Skatteverket har en schablon för hur mycket man får dra av per mil. När du multiplicerar antalet körda mil med schablonbeloppet får du fram din milersättning. Se nedan för uträkning.
Lägg ihop alla andra kostnader som är kopplade till dina arbetsresor, exempelvis tåg- eller flygbiljetter, boende och måltider. Glöm inte att ha dokumentation för alla dessa utgifter. Du kan antingen få ersättning för kostnaderna eller en ersättning i form av ett traktamente som är ett schablonbelopp framtaget av Skatteverket. Läs mer om traktamente nedan.
Skapa en sammanställning där du inkluderar alla dina resor, deras kostnader och milersättning. Det gör det enklare att se det totala beloppet som du har rätt att dra av.
Efter godkänd reseräkning sker utbetalningen oftast genom banköverföring till anställdas bankkonto, antingen som en separat utbetalning eller som en del av den ordinarie lönen. Det är också företagets ansvar att rapportera reseersättningar till Skatteverket, oftast genom månads- eller årsredovisning.
När all information är samlad, är det dags att inkludera den i din skattedeklaration. Var noga med att allt är korrekt ifyllt och att du har dokumentation för alla poster du gör avdrag för.
När allt är klart, skicka in din skattedeklaration. Det är också viktigt att spara all dokumentation i minst sju år ifall Skatteverket skulle vilja granska din deklaration i efterhand.
Milersättning är en del av reseavdraget och det kan vara lite klurigt att veta hur man går tillväga för att räkna ut den korrekt. Du bör börja med att logga alla dina arbetsresor, inklusive start- och slutdestination, antal körda mil och syftet med resan. Därefter appliceras en schablonbelopp per mil som fastställs av Skatteverket.
Uträkning: Antal körda mil x schablonbeloppet = skattefri milersättning
Läs mer om schablonbeloppet för resekostnader med egen bil på Skatteverkets hemsida.
Om du får en milersättning som överstiger Skatteverkets schablonbelopp, blir den överskjutande delen skattepliktig inkomst. Det innebär att du som mottagare måste redovisa denna inkomst i din deklaration och betala inkomstskatt på den. Företag som betalar ut denna typ av ersättning bör också notera att den skattepliktiga delen kräver viss administrativ hantering, som att rapportera det i arbetsgivardeklarationen.
Vid reseersättning kan man också få ersättning för måltider genom ett system kallat traktamente. Traktamente är ett schablonbelopp som täcker mindre kostnader som mat, logi och andra småutgifter under tjänsteresor. Beloppet för traktamente bestäms av Skatteverket och varierar beroende på resans längd och destination.
Det är viktigt att notera att traktamente är skattefritt upp till det belopp som fastställs av Skatteverket. Om du får ett högre belopp än det skattefria schablonbeloppet, blir det överskjutande beloppet skattepliktigt, likt högre milersättning.
Om företaget istället väljer att direkt ersätta faktiska måltidskostnader, bör dessa kvitton sparas och redovisas. Denna typ av ersättning kan också vara skattepliktig beroende på belopp och omständigheter kring resan.
Klicka här för att läsa mer om traktamente på Skatteverkets hemsida.
