Vad är bokföring?

Bokföring är processen att registrera alla ekonomiska transaktioner inom ett företag. Detta inkluderar alla inkomster, utgifter, tillgångar, och skulder. Bokföringen delas oftast upp i två kategorier:

• Löpande bokföring: Den dagliga registreringen av alla ekonomiska händelser, såsom försäljningar, inköp, löner, och skatter.
• Bokslut: En sammanställning av företagets ekonomiska situation vid räkenskapsårets slut, inklusive en resultaträkning och en balansräkning som visar företagets resultat och finansiella ställning.

Att ha en korrekt och effektiv bokföring är avgörande för alla företag, oavsett storlek eller bransch då den hjälper företag att:

• Få en klar bild av företagets ekonomiska hälsa.
• Säkerställa att alla skattemässiga och juridiska krav uppfylls.
• Ge ett underlag för strategiska affärsbeslut.

Bokföringsmetoder

Det finns två huvudmetoder för bokföring som används av företag:

Kontantmetoden: I denna metod bokförs transaktioner när pengar faktiskt betalas eller tas emot. Denna metod är enklare och används ofta av mindre företag med en lägre omsättning. Det innebär att ingen bokföring av kundfordringar eller leverantörsskulder behöver göras vid utställandet av fakturor, utan först när betalningen sker.

Faktureringsmetoden: Här bokförs transaktioner både när fakturan utfärdas eller tas emot, samt när betalningen sker. Detta ger en mer detaljerad bild av företagets ekonomiska status eftersom alla fordringar och skulder redovisas direkt. Denna metod är vanlig bland större företag och de som har behov av att ha en mer detaljerad bokföring.

Du kan läsa mer om de två olika metoderna för din löpande bokföring på verksamt.se.

Så länge måste bokföringen sparas

Enligt svensk bokföringslag måste all bokföringsdokumentation sparas i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Detta gäller både fysiska dokument och digitala filer. Det är också viktigt att förvara bokföringsmaterialet på ett sätt som förhindrar att det skadas eller förloras. Från och med den 1 juli 2024 finns det en ny lag som slopar papperskravet. Detta innebär att du som företagare kan skanna kvitton och spara dem digitalt, vilket minskar behovet av att hantera fysiska dokument.

Viktiga delar i bokföringsprocessen

Användningen av digitala verktyg och bokföringsprogram kan kraftigt effektivisera bokföringsarbetet. Genom att digitalisera kvitton och fakturor, och använda automatiserade system för att registrera transaktioner, kan företag spara tid och minska risken för manuella fel.

För att säkerställa en korrekt och effektiv bokföring bör följande steg inkluderas i bokföringsprocessen:

• Avstämning av konton: Regelbunden avstämning av bankkonton, kundfordringar, och leverantörsskulder säkerställer att all registrerad information stämmer överens med verkligheten.
• Momsredovisning: Företag måste redovisa moms regelbundet baserat på omsättning och verksamhetens art. Det är viktigt att alla momsregistrerade inköp och försäljningar är korrekt bokförda för att undvika fel i momsredovisningen/momsdeklarationen.
• Bokslutsdispositioner: Bokslutsdispositioner är olika sätt för företag att skjuta upp skattekostnader. De bokförs som obeskattade reserver i balansräkningen och som bokslutsdispositioner i resultaträkningen vid bokslutet. Detta leder till en uppskjuten skatteskuld för företaget.

Bokföringsnämnden har tagit fram en skriftlig guide och några filmer med råd och tips för nya företagare om hur man kommer igång med bokföringen. Du kan hitta både filmerna och guiden som pdf på Bokföringsnämndens webbplats.

Vanliga misstag att undvika i bokföringen

• Oregelbunden hantering av bokföring: Bokföringen måste göras regelbundet. Tidsramarna för när bokföringen ska vara klar kan variera beroende på vilken typ av verksamhet du driver. Om du inte bokför transaktioner kontinuerligt riskerar du att göra fel och försena viktiga rapporter.
• Bristfälligt underlag: Alla ekonomiska transaktioner ska ha underliggande dokumentation, såsom exempelvis ett kvitto eller en faktura. Utan korrekt dokumentation som underlag kan företaget få problem vid en eventuell revision.
• Felaktig momsredovisning: Det är viktigt att hålla reda på vilken moms som ska redovisas och betalas samt när det ska göras.