Så frågar du din kund efter försenade betalningar
En praktisk guide med tips för hur du enkelt kan hantera försenade betalningar och kommunicera effektivt med din kund.
Effektiv hantering av försenade betalningar kräver tydlig kommunikation. Genom att närma dig situationen med förståelse och rätt kommunikation, kan du inte bara lösa problemet utan också bygga en långsiktigt hållbar relation med din kund.
Försenade betalningar kan bero på en rad olika anledningar. Det kan röra sig om glömska, administrativa fel eller ekonomiska svårigheter. Det är viktigt att inte dra förhastade slutsatser. Om kunden inte betalat fakturan i tid kan det vara bra att skicka en vänlig påminnelse eller kontakta kunden för att få en förståelse för den bakomliggande orsaken. Det kan ge dig en bättre utgångspunkt för en konstruktiv dialog.
En vanlig anledning till att betalningen uteblir är att fakturamottagaren har missat att fakturan skickats till dem. Därför har vi tagit fram en SMS-funktion för att förebygga att fakturor missas om du som små- eller nyföretagare inte har möjlighet att lägga mycket administrativ tid på uppföljning av fakturor. Under dina inställningar kan du aktivera SMS-utskick till kunden om fakturan inte har öppnats inom tre dagar från utskickstillfället. Denna funktion ger dig och dina kunder en extra trygghet att dina fakturor kommer fram vilket ökar chansen för att fakturorna blir betalda i tid och hjälper till att skapa en god relation med kunden.
Språk och tonläge spelar en stor roll i hur ditt budskap tas emot. Det är av yttersta vikt att vara professionell i din kommunikation. Undvik att låta anklagande och var tydlig med vad du förväntar dig.
När du skickar dina fakturor via fakturan.nu kan du enkelt skicka ut en påminnelse till kunden när förfallodagen har passerat. Då skickas fakturan ut på nytt men med rubriken påminnelse. Till påminnelsen kan du bifoga ett meddelande till kunden. Det kan vara effektivt att använda en mall för meddelandet, men försäkra dig om att du anpassar texten så att den passar situationen och kunden i fråga.
Tydlig kommunikation minimerar risken för missförstånd och hjälper dig att navigera i det känsliga landskapet kring försenade betalningar. Genom att kombinera förståelse för kundens situation med en välformulerad påminnelse, skapar du förutsättningar för en framgångsrik och långsiktig affärsrelation.
Om du vill att påminnelse och inkassokrav ska hanteras automatiskt har vi på fakturan.nu även en fakturaservice som du kan aktivera på ditt konto. Tjänsten, kallad Auto Mode, låter dig välja mellan tre paket för att anpassa uppföljningen efter ditt företags behov. Det minimerar ditt administrativa arbete och registrerar automatiskt inkomna betalningar, så att du kan följa fakturornas status på fakturan.nu.
