Orderbekräftelse

Många ser en orderbekräftelse som endast ett formellt mejl som skickas till kunden men det är också ett dokument som möjliggör tydlig och direkt kommunikation med kunden och bidrar till att stärka förtroendet för ditt företag. Med en orderbekräftelse kan du bekräfta en kunds beställning samtidigt som du skapar en konkret grund för köpet som både du och din kund kan referera till.

Varför behövs en orderbekräftelse?

Om du driver ett litet företag där kunder kan beställa på olika sätt, exempelvis genom din hemsida, per telefon, via e-post eller via en offert kan du genom att samla dina ordrar strukturera ditt arbetssätt. När ordern registreras på fakturan.nu kan du smidigt skicka en orderbekräftelse som tydliggör kundens beställning samt villkoren för köpet.

Kort sagt hjälper alltså orderbekräftelsen din kund att få en överblick över vad de har beställt. Genom att skicka ut orderbekräftelsen direkt när kunden lägger beställningen kan du snabbt fånga upp eventuella misstag eller missförstånd vilket ger både dig och din kund en extra trygghet i beställningen.

Orderbekräftelser används också när du säljer till andra företag. I en B2B-kontext är syftet med en orderbekräftelse att etablera en tydlig och gemensam grund för affärsöverenskommelsen. Det bidrar till att både köparen och säljaren har en gemensam förståelse för beställningens specifikationer, pris, leveransdatum och övriga viktiga detaljer. Genom att ha en tydlig och bekräftad översikt över affärsuppgörelsen, underlättas kommunikationen mellan företagen vilket kan underlätta framtida beställningar och uppgörelser.

Vad innehåller en orderbekräftelse?

En tydlig och fullständig orderbekräftelse bör innehålla:

• Kontaktinformation:
  Namn och kontaktuppgifter för både köpare och säljare.
• Lista på produkter eller tjänster:
  Vad är det som har beställts och hur mycket.
• Produkt- eller tjänstebeskrivning:
  En detaljerad beskrivning av vad som har beställts.
• Orderdatum:
  Datum då beställningen genomfördes av kunden.
• Pris per vara/tjänst:
  Information om vad varje vara eller tjänst kostar.
• Totalkostnad:
  Totalt pris, inklusive moms och andra avgifter.
• Betalningsvillkor:
  Vilken betalningsmetod som ska användas – till exempel banköverföring, kreditkort, faktura eller någon betalningstjänst online. Dessutom anges tidsramen inom vilken betalningen ska ske.
• Leveransinformation:
  Beräknat leveransdatum och leveransmetod.
• Villkor:
  Leveransvillkor eller instruktioner som är relevanta för ordern.
• Dröjsmålsränta:
  Information om eventuell dröjsmålsränta och villkor som gäller vid faktureringen.

Fördelar med genomtänkta orderbekräftelser

Genomtänkta orderbekräftelser stärker förtroendet mellan dig och dina kunder. De fungerar som en försäkran för köparen att deras order har mottagits och behandlats. För säljaren är det en möjlighet att visa uppmärksamhet på detaljer och engagemang för kundnöjdhet. Dessutom, genom att ha en standardiserad process för orderbekräftelser, kan du effektivisera dina beställningar och minska risken för misstag.

Ett platinaabonnemang på fakturan.nu erbjuder dig verktyg för att smidigt hantera din administration. Oavsett om du startar processen med en offert eller order kan du enkelt skapa en orderbekräftelse. Från denna orderbekräftelse kan du sedan generera följesedlar och fakturor med några få klick. Läs mer om våra kontonivåer och hitta fler verktyg som underlättar din vardag genom att klicka här.