Vad är e-faktura?

En e-faktura skickas via ett e-fakturanätverk till mottagaren i ett speciellt format. För att skicka en e-faktura krävs det att mottagaren har en upprättad koppling till nätverket som du skickar fakturan via. Därför kan det krävas att man skickar ut en inbjudan till fakturamottagaren innan de kan ta emot fakturan. När kopplingen är upprättad kan du skicka en e-faktura direkt från ditt faktureringsprogram till mottagarens bank eller affärssystem och fakturan lagras sedan helt elektroniskt.

Fördelar med e-faktura

Att använda e-faktura som utskicksmetod minskar administrationen för både fakturamottagaren och dig som avsändare. Då en e-faktura skickas, tas emot och lagras elektroniskt så minskar handläggningstiden för att lägga in och processa fakturan. När fakturan skickas elektroniskt så behöver du som skickar fakturan inte skriva ut den, lägga den i ett kuvert, frankera eller skicka iväg den med posten. Genom att skicka dina fakturor som e-faktura kan du därför effektivisera faktureringsprocessen för både dig och dina kunder.

Generellt sett ser man att e-fakturering minskar manuella fel och fördröjningar som kan uppstå i processen jämfört med att skicka fakturan som e-post eller brev. Detta leder till att e-fakturering blir ett mer noggrant och effektivt faktureringssätt.

Ett par fördelar med att skicka e-faktura är:

• Miljövänligt: Genom att skicka dina fakturor som e-faktura minskas behovet av att skriva ut pappersfakturor samt posta dem till mottagaren. Alla transaktioner och lagring av fakturan sker digitalt istället.
• Säkert: Utskick med e-faktura ökar säkerheten i faktureringsprocessen då elektroniska fakturor är säkrare att skicka än pappersfakturor. Det är dessutom lättare att verifiera både mottagaren och mottagandet av e-fakturor då de skickas direkt till mottagarens bank eller affärssystem.
• Effektivt: E-faktura snabbar på och effektiviserar faktureringsprocessen för många företag då det inte minskar pappersarbetet. Det är smidigare för både dig och din kund att hålla koll på inkomna och utgående fakturor och lättare att söka och sortera bland elektroniska filer.
• Minskade kostnader: E-faktura minskar dina faktureringskostnader då det blir billigare att skicka elektroniska fakturor jämfört med pappersfakturor. Med minskat administrativt arbete har du även möjlighet att spara tid på uppföljning och påminnelseutskick.

Skapa och skicka e-fakturor

Du kan enkelt komma igång med att skicka dina e-fakturor med fakturan.nu eftersom du skapar din e-faktura på samma sätt som du skapar en vanlig faktura. När du sedan ska skicka fakturan väljer du e-faktura som utskicksmetod. Om det redan har skapats en koppling i e-fakturanätverket till fakturamottagaren kan du skicka fakturan direkt genom att välja e-fakturamottagaren och ange det referensnummer du fått av kunden. Om det däremot inte har skickats en faktura till denna mottagare genom nätverket tidigare så måste det först skickas ut en inbjudan som kunden godkänner innan fakturan kan skickas och tas emot av mottagaren. En sådan inbjudan skickar du enkelt via fakturan.nu.

Går det att skicka e-faktura gratis?

E-faktura är en utskicksmetod som är tillgänglig för alla våra användare på Guld- eller Platinanivå. När man skickar en e-fakturan via fakturan.nu tillkommer det en mindre transaktionsavgift per faktura som skickas. Klicka här för att läsa mer om våra olika kontonivåer.

Vad är skillnaden mellan Svefaktura och Peppol?

E-fakturor skickas i standardiserade format. Två olika standardiserade format är Svefaktura och Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Svefaktura är den svenska standarden för utskick av e-fakturor medans Peppol är en internationell standard.

Vi stödjer både Peppol och Svefaktura för e-fakturering vilket gör att du kan skicka e-fakturor inom större delen av Europa med fakturan.nu.

E-faktura utomlands

Det finns inte några specifika krav som gäller vid e-fakturering utomlands. Det finns dock några generella saker som det är bra att man tänker på vid fakturering utomlands. Dessa punkter har vi sammanfattat nedan för att du enkelt ska kunna skapa din e-faktura till en utländsk kund.

• Lagar och regler: Vad är det för information som måste inkluderas på fakturan i det land som du fakturerar till. För att fakturan ska bli korrekt är det viktigt att följa de olika ländernas krav på fakturering.
• Fakturans valuta: Vid fakturering utomlands kan det krävas att fakturan har mottagarens valuta. När du skapar din faktura hos oss har du möjlighet att välja bland 25 valutor.
• Språk: För att mottagaren ska förstå vad fakturan gäller är det viktigt att man översätter fakturan till mottagarens språk eller använder ett gemensamt språk som exempelvis engelska. Fakturan.nu har stöd för svenska, engelska, danska och norska på fakturorna.
• E-fakturans format: E-fakturor kan ha olika format i olika länder. De flesta europeiska format har stöd för Peppol vilket gör det enklare att skicka e-fakturor internationellt.

Vanliga frågor och svar:

Hur fungerar e-faktura?

När man skickar en faktura som en e-faktura blir den del av en mer automatiserad process. Vi har sammanfattat denna process i några steg:

1. Fakturan skapas: På fakturan.nu skapar du en e-faktura på precis samma sätt som en vanlig faktura.
2. Inbjudan: För att fakturan ska kunna skickas som en e-faktura måste det ske en koppling i e-fakturanätverket till fakturamottagaren. Om mottagaren inte redan finns registrerad måste det skickas en inbjudan till mottagaren som de kan acceptera.
3. Verifiering: När fakturan har skickats till mottagarens bank eller affärssystem så kan de enkelt verifiera fakturan.
4. Arkivering: När fakturan är registrerad kan den arkiveras elektroniskt hos mottagaren och dig som avsändare. Hos oss på fakturan.nu kommer fakturan att hamna i din fakturalista och när betalningen kommer in kan du markera den som betald.

Hur skaffar man e-faktura?

För att börja skicka e-fakturor räcker det med att du registrerar ett konto hos oss som du sedan uppgraderar till Guld eller Platina. Som kund hos oss blir du kopplad till ett e-faktureringsnätverk och du behöver inte göra någon egen registrering i ett nätverk för att skicka e-fakturor.

Vad är skillnaden mellan Autogiro och e-faktura?

Autogiro och e-faktura är två olika betalsätt. E-faktura är en elektronisk faktura som skickas till en bank eller ett affärssystem där mottagaren sedan lägger in fakturan för betalning. Med Autogiro som betalningsmetod är processen istället automatiserad genom en överföring som sker direkt från det registrerade bankkontot på förfallodagen.

Vad är skillnaden mellan e-faktura och e-postfaktura?

En e-faktura är en faktura som skickas i ett speciellt format direkt till kundens bank eller affärssystem medans en faktura som skickas via e-post är en digital faktura som oftast är i pdf-format. Både en e-faktura och en e-postfaktura är elektroniska alternativ till pappersfakturor och det finns för och nackdelar med båda utskicksalternativen.

E-fakturaprocessen är mer automatiserad och effektiv faktureringsmetod för stora företag eller offentlig förvaltning som skickar och tar emot sina fakturor via speciella system. En faktura som skickas via e-post är i många fall en enklare lösning, men kräver mer manuell hantering vilket ökar riskerna för att fel uppstår i hanteringen.

Vad är ett GLN-nummer?

GLN (Global Location Number) är en internationell standard för identifikation av exempelvis företag eller organisationer. Ett GLN-nummer är därför ett unikt identifieringsnummer som företag, organisationer eller myndigheter kan använda sig av som en elektronisk adress för transaktioner. När man skickar en e-faktura skickar man den exempelvis via ett GLN-nummer som ser till att fakturan kommer fram till rätt mottagare.

Vad är skillnaden mellan GLN-nummer och Peppol-ID?

Peppol-ID är en standard som används inom Peppol-nätverket som inkluderar mottagarens GLN-nummer. Utöver GLN-numret innehåller ett Peppol-ID en landskod som gör det lättare att identifiera numret i internationella sammanhang.