Som småföretagare kan det vara utmanande att hantera en bestriden faktura. För att hantera situationen på ett sätt som funkar både för dig och kunden, är det viktigt att du först förstår vad kunden har invändningar mot. Genom att läsa mer om vad det innebär när en kund bestrider din faktura kan du därför minimera riskerna och försöka bevara kundrelationen.
Om din kund bestrider din faktura innebär det att kunden anser att fakturan är felaktig. Det kan exempelvis handla om att kunden inte håller med om fakturabeloppet eller att tjänsten/produkten inte levererats som avtalat. Kunden kan även anse att fakturan är felaktig av andra skäl, exempelvis om det saknas avtal eller om priset avviker från vad som tidigare överenskommits.
När en kund bestrider en faktura är det första steget att noggrant undersöka invändningarna som kunden har mot fakturan. Du kan kontrollera om kundens påstående är korrekt genom att gå igenom avtalet, kommunikationen du haft med kunden och den levererade tjänsten eller produkten.
Exempel på frågor som du kan ha som stöd är:
Efter att du har undersökt invändningen kan du kontakta kunden för att diskutera situationen. Fråga kunden om detaljer och försök förstå deras perspektiv. I detta steg är det viktigt att du dokumenterar all kommunikation, om ni exempelvis har pratat med varandra i telefon kan det vara bra att skriva ner en sammanfattning som du mejlar till kunden så att de också kan ta del av det.
Om det finns ett faktiskt fel, bör du överväga att korrigera felet genom att kreditera den felaktiga fakturan och skicka en ny till kunden. För att behålla en god kundrelation kan du annars också erbjuda en lösning som fungerar för er båda. Detta kan innebära att du erbjuder en rabatt, en korrigerad faktura, eller en ny leverans av tjänsten eller produkten.
Om ni inte kan komma överens, kan det vara nödvändigt att ta ytterligare åtgärder.
Vid mindre konflikter är det rekommenderat att först kontakta en jurist för att försöka lösa missförstånden. Juristen kan både ge dig juridisk rådgivning om hur situationen ska hanteras och hjälpa till att medla i situationen. Som sista utväg kan du överväga att ta frågan till tingsrätten.
